Voice-over | Voice Response
Voice response
Een voice response systeem, antwoordapparaat, voicemail, keuzemenu of informatielijn voorzien van een professionele stem? Een uitstekend idee, want via een telefonisch contact krijgt de klant natuurlijk direct een indruk van de onderneming. Mogelijk is dit zelfs de eerste kennismaking, en we weten natuurlijk allemaal hoe belangrijk die is!
Behalve het keuzemenu, waardoor je bij de juiste persoon terechtkomt en een meldtekst die je te horen krijgt wanneer je buiten openingstijden belt, biedt het ook een kans om de klant verder te informeren over andere diensten of aanbiedingen.
Ook kun je middels een voice response script natuurlijk ook een deel van het telefoonverkeer afhandelen, zonder dat er nog een medewerker aan te pas komt. Denk aan het beantwoorden van simpele standaardvragen of het uitleggen van een bepaalde procedure. Deze ‘voice-prompts’ spelen bij veel ondernemingen inmiddels een belangrijke rol in communicatie met klanten, bestaande of nieuwe relaties, prospects en leveranciers.
Voice response voorbeelden
Of het nu gaat om een welkomstboodschap, een professioneel voicemailbericht, of een belscript met diverse keuzemogelijkheden. Voice-over.tv levert alle soorten voice-response (IVR) diensten, voor kleine of grote ondernemingen, met beperkte of hele uitgebreide telefoonsystemen in elk gewenst audio formaat. Uiteraard kan de opname voor voice response in een studio naar keuze worden opgenomen, maar voice-over.tv beschikt ook over een eigen professionele opnamestudio. De opgenomen tekst kan dus ook prima op afstand als download aangeleverd worden. Bijkomend voordeel, het blijft mede daardoor heel goed betaalbaar en als er achteraf nog iets moet worden aangepast, gaat dit heel efficiënt.
Over het algemeen kan de tekst voor voice response binnen 24 uur worden ingesproken, maar als het inspreken echt haast heeft, dan kan er nog sneller geschakeld worden vanuit de eigen studio aan huis. Via Source connect is er overigens een audio-verbinding via internet in hoge kwaliteit met de studio mogelijk, zodat er op afstand kan worden geregisseerd. Live meeluisteren en regie is ook mogelijk via Skype. Verder is het natuurlijk ook mogelijk om een specifieke demo aan te vragen, van een gedeelte van de tekst, om een definitieve stemkeuze te kunnen maken.
Kies voor een professionele stem, een klant krijgt maar één eerste indruk!
Werkwijze voice-over.tv:
Toepassingen van interactive voice response (IVR)
Interactive voice response (IVR) wordt vaak ingezet om de bereikbaarheid van bedrijven te vergroten. Door middel van een keuzemenu wordt je als beller door een computer doorverbonden naar de juiste afdeling of persoon, zonder dat er op dat punt een telefoniste of een medewerker aan te pas komt. Dat is het inkomende systeem, oftewel inbound, maar andersom kan natuurlijk ook. Dat is het uitgaande systeem, ook wel outbound genoemd. In dat geval wordt er door een computer gebeld naar een telefoonnummer met een opgenomen boodschap om bijvoorbeeld iemand over iets te informeren.
Op het gebied van spraak- en stemherkenning worden de laatste jaren grote stappen gemaakt. Kijk bijvoorbeeld naar Siri, de virtuele assistent voor de iPhone. Aan de hand van wat je zegt of vraagt, kan Siri opdrachten direct uitvoeren. Zoals iemand bellen, berichten versturen, vergaderingen plannen, enzovoort. IVR wordt steeds meer toegepast, omdat het inmiddels in staat is om mensen te begrijpen. De verwachting is dan ook dat alle interactive voice response systemen in de nabije toekomst spraakgestuurd zullen zijn.
Tips voor het maken van voice response teksten
Denk naast het noemen van de bedrijfsnaam ook aan informatie over de openingstijden, een eventuele verwijzing naar een dienst of service buiten deze uren, of de manier waarop je contact met de beller op zult nemen als je deze verzoekt om een boodschap in te spreken. Mogelijk is er nog een website of specifieke webpagina te noemen waar hij of zij meer informatie over het bedrijf kan vinden? Het is ook handig om een aparte voice response tekst te maken voor tijdens de feestdagen, bijvoorbeeld voor tijdens kerst en oud & nieuw.
Voorbeeld voice response tekst, begroeting:
‘Welkom bij ….’ (bedrijfsnaam). ‘Een ogenblik geduld alstublieft, u wordt zo spoedig mogelijk te woord gestaan’.
Voorbeeld voice response tekst, wachtstand:
‘Al onze medewerkers zijn op dit moment in gesprek. Wij zullen u zo spoedig mogelijk te woord staan, blijft u aan de lijn’.
Voorbeeld voice response tekst, afdeling:
‘U bent verbonden met de afdeling ….’ (naam). ‘Helaas is er op dit moment niemand beschikbaar. Laat alstublieft uw naam en telefoonnummer achter, we zullen zo snel mogelijk contact met u opnemen. Ook kunt u ons mailen via …’ (mailadres).
Voorbeeld voice response tekst, buiten kantoortijden:
‘Bedankt dat u contact op hebt genomen met ….’ (bedrijfsnaam). ‘Helaas is er op dit moment niemand beschikbaar om u te woord te staan. Wij zijn bereikbaar van maandag tot vrijdag, tussen half 8 ’s ochtends en 6 uur ’s avonds. Laat alstublieft uw naam en telefoonnummer achter, zodat één van onze medewerkers spoedig mogelijk contact met u op kan nemen. Voor meer informatie kunt u terecht op ….’ (website).
Wil je meer informatie over het laten inspreken van voice response? Heb je wellicht hulp nodig bij het goed formuleren van een boodschap of voice response tekst? Ook daar kan voice-over.tv een bijdrage aan leveren. Of wil je meer weten over voice-overs voor een telefoonbeantwoorder, telefooncentrale, animatie, commercial of bedrijfsfilm? Neem dan geheel vrijblijvend contact op.
Een voice-over tarief op maat?